El pasado 29 de enero de 2021 se realizó por parte de la empresa Jogosa Obras y Servicios S.L.U. la solicitud para acogerse a los beneficios establecidos en la Orden de 29 de octubre de 2020 (DOE no 214, de 05/11/2020) por la que se establecen las bases reguladoras de las ayudas para la puesta en marcha de un Programa para la Mejora Competitiva de la Pyme Extremeña y a su correspondiente Resolución de Convocatoria 2020/2021 de 4 de diciembre de 2020. Una vez comprobado que reuníamos todos los requisitos establecidos para tener la condición de beneficiario, nuestro proyecto fue considerado como subvencionable.

El 6 de agosto de 2021 se recibió la resolución favorable a partir de la cual teníamos un año para la ejecución del proyecto.

El proyecto se ha ejecutado en el centro de trabajo principal de la empresa situado en C/ Las Avutardas 60 de Cáceres, con código postal 10004 de la provincia de Cáceres, durante los meses desde agosto de 2021 hasta agosto de 2022.

Justificación

Ya en el momento de la solicitud del proyecto remarcamos el momento de encrucijada sufrido por nuestra empresa debido al cambio de paradigma económico actual basado en la inmediatez y uso de las tecnologías para aportar el servicio al cliente. Ya explicamos como a diario, para la gestión del personal, las obras y proyectos, la maquinaría, la facturación, etc., el personal de administración utilizaba una serie de documentos en hoja de cálculo, que comparte con el resto del personal responsable de su gestión y consulta.

Esta situación nos venía trayendo muchos problemas derivados de:

• Falta de claridad en los flujos de los procesos.
• Limitación en los datos existentes para resolver de forma rápida cualquier situación.
• Dispersión de los datos de negocio
• Falta de conexión entre los datos de diferentes departamentos: obras, contabilidad, I+D+i, personal, etc.
• Dificultad en la organización de los datos
• Problemas al realizar teletrabajo con el acceso a los datos
• Problemas de generación de informes
• Dificultades en el seguimiento
• Variabilidad en el modo de presentación de ofertas

Por ello se hacía de vital importancia la implantación de una herramienta tecnológica software para realizar la gestión empresarial de todos los datos del negocio, que involucrase:

• Facturación
• Contabilidad
• Gestión de clientes y proveedores
• Calidad y certificaciones
• Proyectos u obras
• Recursos humanos
• Proyectos de I+D+i

Con ello, conseguiríamos, entre otras cosas:

• Reducir los tiempos de trabajo en más de un 20%, centralizando todos los datos
• Disminuir el porcentaje de error en un 90%.
• Eliminar duplicidad de tareas y mejora el proceso de archivo y documentación.
• Mejora la satisfacción de empleados y clientes. Además, favorece la colaboración entre los distintos equipos de la empresa.
• Acorta los plazos de entrega y ahorra gastos en material de oficina.
• Aumenta la capacidad de reacción ante posibles problemas.
• Aumenta la productividad de la empresa.
• Facilitar el teletrabajo
• Facilitar la búsqueda y visualización de información
• En definitiva, mejora la rentabilidad de la empresa.

Esta herramienta ERP debería ser un software horizontal, que involucrase a todos los procesos de todos los departamentos de la empresa, y que se adapte completamente a nuestras necesidades, por tanto, solo quedaría la opción de ser un desarrollo propio a medida de nuestras necesidades, que:

• Consolidase diversas fuentes de información en un único eje central.
• Compartiese datos y mejores prácticas a fin de reducir errores.
• Gestionase la información empresarial a fin de que estuviera disponible en cualquier lugar, en cualquier momento pudiéndose acceder a la información en tiempo real y facilitar la toma de mejores decisiones.
• Estableciera una infraestructura flexible que permitiera a la organización adaptarse al entorno cambiante.
• Crease y dispusiese una plataforma tecnológica dirigida a mejorar la gestión.

Tras ser el proyecto aprobado, se realizaron varias reuniones con la empresa elegida para el desarrollo (aquella que se incluyó en la solicitud de la ayuda) donde se replantearon todos los trabajos y se adaptaron a la temporalidad del proyecto.